web会議で心掛けていること

ITマーケッター周防です。武漢で新型コロナウィルスが確認され1年が経ち、IT業界を始め、世の中が大きく変化した1年でしたね。

 

ZoomやGoogle meetなどweb会議ツールを使った打ち合わせや商談の場が増えてきたのではないでしょうか。弊社の昨年までの主な営業活動範囲は都内と近隣3県でしたが、全国区での商談が可能になり、ビジネスの可能性を感じています。

 

本日は私がWeb会議で心掛けていることをお話させていただきます。

 

1.ハウリングしない環境作り

web会議などで「キーン」という音や「ボーン」という機械音が聴こえたことはありませんか?スピーカーから出る音をマイクが拾い、またスピーカーから音が発されている状態です。俗に音が回るとも言われるでしょう。

 

対策として、お話する方以外は、ミュートにするのが望ましい。また、同じ部屋でWeb会議をしないことも大切です。少し話がそれますが、ミュートにしていることを忘れ会話を始めることもあります。web会議で慣れてない方との打ち合わせの場合は「ミュートを解除してお話ください」など、こちら側から提案するのも良いかもしれません。

 

2.画面共有の準備

画面を共有するページは事前に開いておくことでスムーズに打ち合わせを進めることができます。また、デスクトップなどにアクセスするとそこから情報が流出する可能性があるので、セキュリティ面でもファイルを開いておくと良いでしょう。

 

また、共有画面以外も見られているという意識を持っています。例えば、デスクトップやブックマークバーなど。ブックマークバーを綺麗にしたい方におすすめですが、Chromeでブックマークを登録する際、名前を消して登録すると、アイコンのみで表示されます。

 

3.主語と述語を使って話す

対面の会話ですと、話の雰囲気や文脈で誰が話すか感じ会話していますが、会話が一方通行になりがちなオンラインでは主語と述語を用いて話すように心がけています。誰が何をするのかが明確になると円滑に話を進めることができます。

 

以上、私がWeb会議で心掛けていること3点でした。オンラインは便利な反面、コミュニケーションが取りにくいデメリットもあると思います。ちょっとした気遣いでうまくいくかもしれませんし、どんなにオンラインやITが進んでも、思いやりや配慮を忘れず活用していくことが大切かもしれません。